KEBIJAKAN UMUM VENDOR

PT MRT JAKARTA

1.     PT MRT Jakarta (Perseroda) mengutamakan pengadaan secara langsung ke pabrikan, distributor resmi atau agen tunggal dan menghindari penggunaan perantara yang tidak memberikan nilai tambah.

2.    Vendor yang berpartisipasi dalam proses pengadaan barang atau jasa di PT MRT Jakarta (Perseroda)  diwajibkan memenuhi persyaratan yaitu sebagai berikut :

a.    Memiliki keahlian, pengalaman dan kemampuan teknis dan manajemen sesuai bidang usahanya.

b.    Memiliki resources (fasilitas, SDM, alat produksi, dan resource lain) yang sesuai dengan kategori bidang usahanya dalam menunjang kegiatan operasional.

c.    Diutamakan berbadan hukum.

d.    Tidak sedang dikenakan sanksi hukum atau terlibat kasus hukum yang dapat berdampak pada kegagalan operasional PT MRT Jakarta (Perseroda) .

3.    Vendor wajib tunduk pada peraturan dan persyaratan yang berlaku di Indonesia serta di lingkungan PT MRT Jakarta (Perseroda) yang berhubungan dengan pengadaan barang / jasa.

4.    Vendor yang belum memiliki User e-Procurement PT MRT Jakarta wajib melakukan pendaftaran dengan cara:

a.    Mendaftarkan perusahaan dengan mengisi formulir registrasi yang disediakan pada halaman registrasi.

b.    Mengaktifkan User Id yang dikirimkan otomatis dari sistem e- Procurement ke alamat email perusahaan yang didaftarkan.

c.    Melengkapi seluruh isian data Administasi beserta lampiran dokumen Perusahaan yang dibutuhkan.

d.    Mengunggah dokumen Syarat dan Ketentuan yang di tanda tangani oleh Direktur Perusahaan.

e.    Melakukan perbaikan dokumen atas hasil reviu yang diberikan oleh unit kerja Procurement PT MRT Jakarta (Perseroda).

5.    Status vendor atau hasil dari verifikasi administrasi akan diberikan dalam jangka waktu 5 (lima) hari kerja setelah seluruh dokumen Administrasi diterima dan dinyatakan lengkap tanpa revisi oleh unit kerja Procurement PT MRT Jakarta (Perseroda).

6.    PT MRT Jakarta (Perseroda) menetapkan Approved Vendor List (“AVL”) yang akan digunakan dalam pengadaan rutin dan non bidding. Vendor dalam AVL merupakan Vendor yang telah dinyatakan lulus proses evaluasi yang dilakukan oleh PT MRT Jakarta (Perseroda).

7.    Vendor yang berminat untuk mendaftarkan diri sebagai AVL wajib memenuhi seluruh ketentuan pendaftaran yang dipersyaratkan PT MRT Jakarta (Perseroda), untuk selanjutnya dilakukan evaluasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT MRT Jakarta (Perseroda).

8.    Setiap vendor dapat maksimal pada 2 (dua) jenis klasifikasi dan maksimal 3 (tiga) sub bidang usaha untuk setiap jenis klasifikasi.

9.    Dalam upaya mendorong peningkatan kinerja Vendor, PT MRT Jakarta (Perseroda) menetapkan Sistem Penilaian Kinerja Vendor untuk memastikan mutu dan juga perbaikan berkelanjutan. Hasil evaluasi kinerja Vendor akan menjadi dasar dalam penetapan reward dan punishment serta penilaian keberadaan Vendor dalam AVL.

10.  PT MRT Jakarta (Perseroda) berhak mengakhiri status vendor pada AVL apabila:

a.    Vendor bertindak sebagai broker atau perantara yang tidak memberikan nilai tambah.

b.    Vendor mengundurkan diri secara tertulis dengan mengirimkan surat pengunduran diri dari daftar Vendor yang ditujukan ke Unit Kerja Procurement PT MRT Jakarta (Perseroda).

c.    Melakukan pelanggaran atas ketentuan sebagaimana yang telah ditetapkan di lingkungan pengadaan PT MRT Jakarta (Perseroda).

d.    Tidak aktif berpartisipasi dalam pengadaan di PT MRT Jakarta (Perseroda).

e.    Penilaian kinerja di bawah standard PT MRT Jakarta (Perseroda) secara berulang atau mengakibatkan kerugian dan terganggunya kegiatan operasional PT MRT Jakarta (Perseroda).

f.    Adanya perubahan atau penyesuaian jenis bidang usaha yang dikelola dalam AVL.

11.   Vendor yang menyalahi aturan akan diberikan sanksi sesuai kategori, sebagai berikut:

A.    Daftar Merah (Red List),

Penetapan status daftar merah berdasarkan kriteria sebagai berikut :

1.    Menyediakan barang atau jasa yang tidak memenuhi spesifikasi.

2.    Menolak untuk mengirimkan barang setelah ditetapkan sebagai pemenang.

3.    Menetapkan tugas utama kepada pihak lain tanpa seizin Perusahaan.

4.    Tidak menyelesaikan pekerjaan dan tidak membayar denda sesuai dengan perjanjian.

Sanksi terhadap vendor yang masuk daftar merah adalah sebagai berikut:

1.    Vendor tidak diperbolehkan untuk mengikuti proses pengadaan dengan sebanyak dua (2) kali.

B.    Kategori Hitam (Black List),

Perusahaan menentukan status blacklist kepada vendor yang melakukan tindakan yang dapat merugikan kepentingan perusahaan. Penentuan status blacklist berdasarkan kriteria sebagai berikut:

1.    Terlibat dalam korupsi atau konspirasi dalam penentuan harga di antara peserta atau dari karyawan Perusahaan.

2.    Melakukan penyogokan terhadap karyawan Perusahaan.

3.    Pemalsuan dokumen atau memanipulasi data.

4.    Menyediakan barang palsu yang dapat dibuktikan melalui pernyataan dari otoritas yang kompeten / pabrik / penjual.

5.    Tidak mampu menyediakan barang dan jasa sesuai dengan kontrak dan berujung konsekuensi yang fatal terhadap operasional Perusahaan.

6.    Terlibat dalam tindak pidana melanggar hukum yang dinyatakan oleh otoritas yang kompeten.

7.    Penyalahgunaan dokumen dengan maksud apapun yang tidak berkaitan dengan keikutsertaan dalam proses pengadaan dan atau proses kerja, tanpa seizin Perusahaan.

8.    Mempublikasikan isu tidak benar yang tidak bisa dibuktikan secara hukum dan berdampak negatif  kepada Perusahaan.

Sanksi terhadap vendor yang masuk daftar hitam adalah sebagai berikut:

1.    Perusahaan melarang vendor yang ada dalam blacklist untuk ikut serta dalam kegiatan pengadaan di Perusahaan.

2.    Perusahaan berhak untuk mengumumkan status blacklist dalam situs pengadaan elektronik Perusahaan.

12.   Vendor yang telah menjadi Approved Vendor List (AVL) atau Shortlist dari PT MRT Jakarta (Perseroda) dapat melakukan perubahan atau update data sebelum waktu pelaksanaan pengadaan. Saat waktu pelaksanaan pengadaan dimulai, seluruh data Administrasi perusahaan yang terdapat dalam portal E-Procurement dianggap benar dan vendor tidak dapat melakukan perubahan data Administrasi.

Perdir 004-1 tentang Tata Kelola Pengadaan